FunnelizerDu kommst aus Excel oder einem anderen Werkzeug und willst deine Kontakte mitnehmen. Der Import liest CSV- und Excel-Dateien, ordnet die Spalten selbst zu und sagt dir vorher, was ankommt.
Eine Beispieldatei zum Ansehen zeigt, wie eine Tabelle aussehen kann. Sie muss nicht so aussehen: der Import kommt mit den Spalten zurecht, die du hast.
In vier Schritten
1. Datei und Ziel. Wähle den Funnel, in den die Leads sollen, und die Datei. Der Funnel ist Pflicht, denn an ihm hängt, wer die Leads sehen darf. Bis 5.000 Zeilen je Datei; bei mehr teilst du sie auf.
2. Spalten. Funnelizer schlägt für jede Spalte ein Ziel vor, anhand ihrer Überschrift. Was nicht zu einem festen Feld passt, wird als Antwort übernommen und steht später im Lead unter der Überschrift aus deiner Datei. Du kannst jede Zuordnung ändern oder eine Spalte ganz weglassen.
3. Prüfen. Die ersten 20 Zeilen, so wie sie ankommen. Hier entscheidest du auch, was bei einem Kontakt passiert, den es schon gibt.
4. Ergebnis. Angelegt, übersprungen, fehlerhaft. Die fehlerhaften Zeilen kannst du als Datei herunterladen, in Excel nachbessern und noch einmal hochladen.
Umlaute
Excel unter Windows speichert CSV-Dateien in einer alten Kodierung, ohne Kennzeichen. Wer das nicht merkt, hat überall "M?ller" stehen. Funnelizer erkennt das an den Bytes der Datei und rechnet um. Prüf trotzdem im dritten Schritt kurz eine Zeile mit Umlaut, bevor du startest.
Dasselbe gilt für das Trennzeichen: Semikolon, Komma oder Tabulator werden erkannt.
Was NICHT importiert wird
Drei Spalten werden angezeigt und trotzdem nicht übernommen. Das ist Absicht, und du siehst sie im zweiten Schritt mit einer Begründung.
Die Werbe-Einwilligung. Sie entsteht, wenn ein Mensch auf den Bestätigungslink in einer E-Mail klickt. Aus einer Tabellenzelle lässt sich das nicht nachweisen, und ein importiertes "Bestätigt" sähe im CRM aus wie ein Nachweis, ohne einer zu sein. Die importierten Kontakte stehen deshalb auf "keine Einwilligung".
Praktisch heißt das: automatische Werbe-Mails gehen an importierte Kontakte nicht raus. Deine Follow-up-Sequenzen überspringen sie. Eine persönliche Antwort aus dem Lead heraus kannst du trotzdem schreiben, siehe E-Mails und WhatsApp aus dem CRM.
Wenn du diese Menschen mit Werbung anschreiben willst, brauchst du ihre Einwilligung. Der Weg dahin ist derselbe wie bei allen anderen: schick ihnen den Link zu deinem Funnel.
Zuständigkeit. Sie hängt an einem Benutzerkonto, nicht an einem Namen in einer Zelle. Weise die Leads nach dem Import über die Sammelaktion zu.
Nächste Aufgabe. Im Export steht dort ein zusammengesetzter Satz, keine Aufgabe. Leg Aufgaben nach dem Import an.
Das Eingangsdatum
Steht in deiner Datei ein Eingangsdatum, wird es übernommen, aber als Angabe am Lead, nicht als Anlagedatum. Das Anlagedatum ist der Tag des Imports.
Der Grund ist die Löschfrist: Funnelizer löscht Lead-Daten zwölf Monate nach dem Anlegen. Würde das Datum aus einer Liste von 2023 übernommen, wären die Kontakte in der Nacht nach dem Import wieder weg.
Doppelte Kontakte
Zwei Leads gelten als möglicherweise doppelt, wenn sie dieselbe E-Mail-Adresse oder dieselbe Telefonnummer haben. Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle, und "0871 452091" und "+49 871 452091" sind für Funnelizer dieselbe Nummer.
Beim Import entscheidest du im dritten Schritt:
- Überspringen. Die Zeile wird nicht angelegt, der vorhandene Lead bleibt unverändert. Das ist die Voreinstellung.
- Zusammenführen. Leere Felder des vorhandenen Leads werden aus der Datei gefüllt. Was schon dasteht, bleibt stehen: was du im CRM gepflegt hast, gewinnt gegen eine Tabellenzelle.
Doppelte im laufenden Betrieb
Auch außerhalb des Imports fällt es auf, wenn jemand zweimal anfragt. Auf der Karte steht dann eine kleine Marke "Doppelt?", und im Lead siehst du, wer der andere ist und wann er kam.
Zusammengeführt wird nie automatisch. Zwei Menschen können sich eine Firmen-Sammeladresse teilen, und eine Zusammenführung lässt sich nicht rückgängig machen. Du entscheidest.
Führst du zusammen, dann gilt:
- Der ältere Lead bleibt. An ihm hast du gearbeitet.
- Verlauf, Aufgaben, Tags und Notizen beider werden vereint.
- Der neuere wird als zusammengeführt markiert und aus den Listen ausgeblendet. Gelöscht wird nichts.
- Bei der Einwilligung gewinnt die vorsichtigere Seite: hat sich einer der beiden abgemeldet, gilt das für den vereinten Lead.
Was der Import nicht auslöst
Ein Import verschickt keine E-Mail. Keine Bestätigung, keine Follow-up-Sequenz, keine Benachrichtigung an dich. Das ist der wichtigste Unterschied zu einem Lead, der über einen Funnel hereinkommt.
Der Grund ist einfach: die Menschen in deiner Liste haben gerade nichts angefragt. Eine Mail "Danke für deine Anfrage" an 300 Leute wäre im besten Fall peinlich.
Wenn etwas schiefgeht
Ein Import läuft im Hintergrund weiter, auch wenn du das Fenster schließt. Der Fortschritt steht im Dialog, solange er offen ist.
"Stoppen" wirkt nach der laufenden Portion, nicht sofort. Was schon angelegt ist, bleibt.
Nach dem Import zeigt das Board die jüngsten 500 Leads. Bei einem größeren Import findest du die anderen über die Suche oder eine gespeicherte Ansicht.