Einwilligung und Double-Opt-in

Am Formular gibt es zwei verschiedene Dinge: den Datenschutz-Hinweis und den Werbe-Haken. Sie werden leicht verwechselt. Dazu kommt die Bestätigung per Link, das Double-Opt-in.

Zwei verschiedene Dinge

Am Formular-Block gibt es zwei Textstellen, die leicht verwechselt werden. Du findest beide im Builder: Formular-Block anklicken, dann rechts in den Eigenschaften.

Die Zeile unter dem Knopf ist ein Hinweis. Sie sagt, dass du die Daten verarbeitest, um die Anfrage zu bearbeiten. Dafür braucht es keine Einwilligung, denn genau darum hat der Interessent ja gebeten. Ein Hinweis genügt.

Das Kästchen für Werbe-E-Mails ist etwas anderes. Es fragt nach der Erlaubnis, später Werbung zu schicken. Das ist eine echte Einwilligung nach der DSGVO, also der europäischen Datenschutz-Grundverordnung.

Diese beiden Dinge dürfen nicht vermischt werden. Vermischt sind beide angreifbar. Deshalb stehen sie im Panel in getrennten Feldern.

Regeln für den Werbe-Haken

• Nie vorangekreuzt. Das Kästchen ist beim Laden immer leer, und daran lässt sich nichts einstellen. Eine vorangekreuzte Einwilligung ist keine.
• Standardmäßig freiwillig. Der zusätzliche Schalter "Einwilligung ist Pflicht" ist aus. Schalte ihn nur ein, wenn die Leistung selbst der Newsletter ist. Sonst koppelst du eine Anfrage an Werbung, und das ist heikel.
• Der Wortlaut zählt. Was am Kästchen steht, wird beim Lead mitgespeichert. Im Streitfall ist genau dieser Satz der Nachweis, worin eingewilligt wurde. Ändere ihn später, gilt für alte Leads weiter der alte Wortlaut.
• Im Panel liegen drei fertige Formulierungen bereit: Allgemein, Newsletter und Angebote. Sie nennen jeweils den Kanal, den Inhalt und den Widerruf. Du kannst sie anpassen.
• Der Platzhalter {firma} wird durch deinen Funnel-Namen ersetzt. So nennt der Text, von wem die Mails kommen, ohne dass du den Namen von Hand eintippst.
• Der Link auf deine Datenschutzerklärung wird automatisch an das Kästchen angehängt.

Double-Opt-in: der Bestätigungslink

Ein angekreuztes Kästchen allein reicht nicht. Der Interessent bekommt nach dem Absenden eine Mail mit einem Bestätigungslink. Erst ein Klick darauf macht aus der Einwilligung einen Nachweis. Dieses Verfahren heißt Double-Opt-in.

• Der Link gilt 7 Tage. Danach läuft er ab.
• Ohne Klick passiert nichts. Der Lead bleibt im Stand "ausstehend" und bekommt keine Werbung.
• Es geht nur eine Mail raus. Hast du eine Bestätigungsmail eingerichtet, hängt der Link unten an dieser Mail. Sonst schickt das System eine schlichte Mail nur mit dem Link.
• Diese Mail enthält selbst keine Werbung. Wäre sie schon Werbung, bräuchte sie ihrerseits eine Einwilligung.

Den Stand siehst du im CRM als Abzeichen am Lead. Er lässt sich dort nicht von Hand umstellen. Ein Stand, den man per Klick auf "bestätigt" setzen kann, belegt nichts.

Abmelden

In jeder Werbe-Mail steht automatisch ein Abmeldelink im Fuß, dazu der Absender und der Grund, warum die Mail kam. Du musst nichts davon selbst einbauen.

Ein Klick genügt. Der Interessent landet auf einer schlichten Seite ("Du bist abgemeldet. Du bekommst keine weiteren E-Mails von [dein Funnel-Name].") und bekommt keine weiteren Werbe-Mails. Es gibt keine Rückfrage, kein Login und keine Nachfrage nach einem Grund, denn der Widerruf muss so einfach sein wie die Zustimmung. Wer sich versehentlich abgemeldet hat, findet direkt darunter einen Link "Erneut anmelden".

Viele E-Mail-Programme wie Gmail und Outlook zeigen zusätzlich ihren eigenen Abmelden-Knopf ganz oben in der Mail. Auch der funktioniert sofort, ohne dass du etwas tun musst.

Den Stand siehst du im CRM als Abzeichen am Lead: ausstehend, bestätigt oder abgemeldet. Ein abgemeldeter Lead bleibt sichtbar, er bekommt nur keine Mails mehr. Ein danach angeklickter alter Bestätigungslink holt ihn nicht zurück.

Brauche ich eine Datenschutz-Checkbox?

Nein. Für die Verarbeitung der Kontaktdaten, um die Anfrage zu bearbeiten, brauchst du keine Einwilligung und keine Pflicht-Checkbox. Die Rechtsgrundlage ist die Bearbeitung der Anfrage selbst, um die der Interessent ja gebeten hat. Eine erzwungene Checkbox wäre hier sogar irreführend.

Was es braucht, ist ein Hinweis. Deshalb steht unter dem Absenden-Knopf automatisch die Zeile "Infos zum Umgang mit deinen Daten: Datenschutzerklärung", verlinkt auf die Datenschutzerklärung deines Funnels. Du musst dafür nichts einstellen, der Hinweis ist immer da. Der Funnel-Footer mit Impressum und Datenschutz bleibt davon unberührt, beide stehen nebeneinander.

Das ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Ob deine konkrete Seite alle Anforderungen erfüllt, hängt an ihren Inhalten, nicht an diesem Werkzeug.

Die Folge für deine Workflows

Ohne bestätigte Einwilligung gehen keine Workflow-Mails raus. Weder sofort noch später aus der Warteschlange. Geprüft wird beides Mal. Wenn du also einen Workflow anlegst und keine Mail ankommt, schau zuerst auf den Einwilligungs-Stand des Leads. Mehr dazu unter Workflows und Follow-up-Mails.

Die Bestätigungsmail direkt nach dem Formular ist davon ausgenommen. Sie beantwortet eine Anfrage und bewirbt nichts.