Pipeline, Status und Verlauf

Im CRM schiebst du jede Anfrage von "Neu" bis zum Abschluss. Hier steht, wie das geht und was dabei automatisch passiert.

Die geführte Tour

Beim ersten Öffnen läuft eine kurze Tour durch das CRM: Ansichten, Karte, Status, Lead-Ansicht, Sammelaktionen, Kennzahlen und Einstellungen. Sie zeigt nur und wartet auf nichts, du kannst sie jederzeit überspringen.

Sie kommt genau einmal. Gemerkt wird das an deinem Zugang und nicht am Gerät, also nicht noch einmal auf dem Telefon. Wenn du sie wiedersehen willst: das Fragezeichen links unten, dort "Tour für diesen Bereich", oder links unter "Mehr" auf "Einstellungen", dann "Tour erneut starten". Hast du noch keine Leads, zeigt sie stattdessen, wie die ersten hereinkommen.

Links wählst du, wessen Leads du siehst

Die Navigation links zeigt "Alle Leads" und darunter jeden Funnel, bei dem Anfragen liegen, mit der Zahl der offenen. Der Funnel ist damit der erste Filter, der Status die Spalte des Boards. Unter "Mehr" stehen die Aufgaben (die Zahl sind die überfälligen), der Import und die Einstellungen.

Die Spalten sind der Weg einer Anfrage

Das CRM hat zwei Ansichten, umschaltbar oben rechts: Board und Liste. Das Board zeigt je Status eine Spalte, jede Anfrage liegt als Karte in genau einer davon. Deine Wahl wird gemerkt, und zwar in dem Browser, in dem du sie triffst. Am Telefon startet das CRM in der Liste: ein Board mit nebeneinanderliegenden Spalten lässt sich dort nicht bedienen.

Über jeder Spalte stehen ihr Name und die Anzahl der Karten. Die Kennwerte dazu (wie schnell im Schnitt geantwortet wird, was in "Gewonnen" zusammenkommt, was je Status noch offen ist) stehen in der Statistik des Funnels unter "Pipeline". Auf einem Board, das du dreissig Mal am Tag öffnest, waren sie Beiwerk.

Mit dem Pfeil rechts klappst du eine Spalte auf 40 Pixel zusammen; "Gewonnen" und "Verloren" sind von Anfang an zugeklappt. Eine zugeklappte Spalte nimmt trotzdem Karten an, wenn du eine darauf ziehst. Ist eine Spalte leer, steht dort eine gestrichelte Fläche: das ist die Ablage, auf die du eine Karte ziehen kannst.

Was auf einer Karte steht

Wie viel auf der Karte steht, wählst du selbst: im Menü oben rechts unter "Dichte".

Kompakt ist eine Zeile: ein Punkt für den Score, der Name, und rechts eine Uhr, wenn eine Aufgabe überfällig ist.

Normal ist die Vorgabe und zeigt eine zweite Zeile: die nächste Aufgabe (überfällige in Rot). Gibt es keine und du siehst gerade alle Leads, steht dort der Funnel. Unter dem Punkt steht ab hier auch die Zahl des Scores.

Der Punkt zeigt die Score-Stufe, nicht den Status: Top ab 60, Gut ab 40, Neutral ab 20, Schwach darunter. Grün = gute Leads: hellgrün voll ist Top, halb gefüllt Gut, grau Neutral, ein grauer Ring Schwach. Der grüne Score-Punkt ist hell und trägt einen dunkleren Ring; der Status „Gewonnen“ ist ein dunkler Punkt ohne Ring. So hält niemand eine Karte für gewonnen, nur weil ihr Punkt grün ist. Derselbe Punkt steht in der Liste, im Lead-Fenster und auf der Lead-Seite; fährst du mit der Maus darüber, steht dort zum Beispiel „Score 80 · Top“. Die Legende steht auch im Menü oben rechts. Wie der Score entsteht, steht unter Lead-Scoring.

Ausführlich zeigt zusätzlich Tags und wie lange die Anfrage schon da ist.

Telefonnummer und E-Mail stehen bewusst nicht als Text auf der Karte: sie erscheinen als Knöpfe, sobald du mit der Maus darüberfährst. Ein gelber Streifen links heißt, dass an dieser Anfrage seit einer Woche nichts passiert ist.

Wer für einen neuen Lead zuständig ist

Du kannst festlegen, wem neue Leads gehören sollen. Die Regel steht in den CRM-Einstellungen unter "Automatische Zuweisung": je Funnel eine Person, oder eine Regel für alle Funnels. Kommt ein neuer Lead herein, trägt Funnelizer die Zuständigkeit sofort ein und schreibt es in den Verlauf des Leads.

Drei Dinge dazu:

• Die Regel des Funnels gilt vor der Regel für alle Funnels. So kannst du eine allgemeine Regel setzen und für einzelne Funnels davon abweichen.
• Die Regel greift für jeden neuen Lead: aus dem Funnel, aus einer Terminbuchung und für Leads, die du von Hand anlegst oder importierst.
• Ist die Person nicht mehr im Konto, bleibt der Lead ohne Zuständigen, und im Verlauf steht warum. Ein Lead, der jemandem gehört, den es nicht mehr gibt, sieht bearbeitet aus und ist es nicht.

Die Zuständigkeit änderst du danach jederzeit am Lead. Über die Verbindung zu Claude geht beides: set_crm_rules setzt die Regel, update_lead die Zuständigkeit eines einzelnen Leads.

Filter, Ansichten und die Kennzahlen

Oben rechts steht ein Menü. Darin liegen die Filter (Status, Zeitraum, Score, Tags, Zuständigkeit) und die gespeicherten Ansichten, der Export, die Dichte der Karten und der Schalter für die Kennzahlen. Ist ein Filter gesetzt, trägt das Menü einen kleinen Punkt.

Die vier Kennzahlen stehen als Streifen über dem Board: neue Leads der letzten sieben Tage, Zeit bis zum Erstkontakt, überfällige Aufgaben und die Abschlussquote. Sie rechnen über alle Leads des Kontos oder des gewählten Funnels, nicht über die geladenen. Neben jeder Zahl steht eine kleine Kurve ohne Achsen; was sie zeigt, steht unter „Die vier Zahlen über dem Board“. Wer sie nicht braucht, schaltet sie im Menü ab; die Wahl merkt sich dein Browser.

Einen Lead löschen

Löschen geht an drei Stellen: im Lead-Fenster über das Menü mit den drei Punkten (letzter Eintrag, rot), im Menü einer Zeile in der Liste und für mehrere auf einmal in der Leiste unten („3 Leads löschen“). Vorher fragt ein Dialog nach und nennt, was mitgeht: die Aufgaben, die Notizen und die geplanten Mails dieses Leads, dazu sein Verlauf, seine Tags und der Stand in einer Follow-up-Strecke. Die Zahlen in der Statistik bleiben, sie zählen Besuche und keine Personen.

Gelöscht wird erst mit einem Klick auf Endgültig löschen. Enter bestätigt bewusst nicht, damit ein schneller Tastendruck keinen Kontakt vernichtet; Escape bricht ab. Danach ist der Lead aus Board und Liste verschwunden, und unten steht kurz „Name gelöscht“. Einen Papierkorb gibt es nicht, das Löschen lässt sich nicht rückgängig machen.

Löschen dürfen der Inhaber und die Mitglieder des Kontos. Ein Kundenzugang sieht die Leads seiner Funnels, löschen kann er sie nicht. Über Claude und den Connector lassen sich Leads nicht löschen.

Mehrere auf einmal

Fahre über eine Karte, dann erscheint links oben ein Häkchen. Klick darauf wählt die Karte aus, ohne sie zu öffnen; mit gedrückter Umschalttaste wählst du eine ganze Strecke innerhalb einer Spalte. Sobald etwas ausgewählt ist, erscheint unten eine dunkle Leiste: Status setzen, Tag anhängen oder abnehmen, jemandem zuweisen, für alle dieselbe Aufgabe anlegen, exportieren. Escape hebt die Auswahl wieder auf.

Ziehst du eine ausgewählte Karte, wandern alle ausgewählten mit. Jede dieser Aktionen prüft für jede einzelne Anfrage, ob du sie überhaupt bearbeiten darfst, und sagt dir hinterher, wie viele sie übersprungen hat.

Die Liste

Der Umschalter oben rechts wechselt zwischen Board und Liste. Beides zeigt dieselben Leads mit denselben Filtern: was du im Board eingestellt hast, gilt in der Liste weiter, und deine Auswahl bleibt beim Wechsel erhalten.

Sie zeigt fünf Spalten: Name, Status als Punkt mit Wort, Score als Punkt mit Zahl, die letzte Aktivität und die nächste Aufgabe. Überfälliges steht als Wort in Rot, nie als eingefärbte Zeile. Weitere Spalten schaltest du im Menü oben rechts unter „Spalten" dazu: Funnel, Tags, Zuständigkeit, Herkunft und Auftragswert.

Gruppiert wird die Liste nach Zuständigkeit oder gar nicht; das stellst du im selben Menü ein. Nach Funnel oder Status zu gruppieren gibt es nicht mehr: den Funnel wählst du links, und der Status ist die Spalte des Boards.

Ein Klick auf einen Spaltenkopf sortiert innerhalb der Gruppen; der Pfeil zeigt die Richtung, ein zweiter Klick dreht sie um. Leere Werte stehen dabei immer hinten, in beide Richtungen: sonst füllt „aufsteigend nach Wert" die ersten zwei Bildschirme mit Anfragen ohne Wert. Wonach gruppiert wird, steht im Menü.

Spalten wählen

Im Menü oben rechts öffnet „Spalten" die Auswahl. Ein Häkchen blendet eine Spalte ein oder aus, die Reihenfolge lässt sich ziehen oder mit den kleinen Pfeilen verschieben. Zusätzlich gibt es Telefon, letzte Aktivität und die Werbe-Einwilligung. Die Wahl wird gemerkt, und der Export übernimmt sie: „Alle Leads" nimmt alles, „Aktuelle Ansicht" genau das, was gerade gefiltert und sortiert ist, mit genau den sichtbaren Spalten, und „Auswahl" die markierten Zeilen.

Direkt in der Zeile ändern

Vier Zellen lassen sich anklicken und sofort bearbeiten: Tags, nächste Aufgabe, Zuständigkeit und Auftragswert. Enter speichert, Escape verwirft, Tab springt zur nächsten bearbeitbaren Zelle. Nach dem Speichern steht kurz ein Haken an der Zelle, genau wie im Detail-Fenster. Bei den Tags kannst du im selben Feld suchen und einen neuen Tag anlegen; bei der Aufgabe wählst du einen Termin aus vier Vorlagen (heute 17 Uhr, morgen 9 Uhr, in drei Tagen, in einer Woche).

Der Status lässt sich hier bewusst nicht ändern. Er löst E-Mail-Workflows aus, und das soll kein Nebeneffekt eines Klicks in eine Tabelle sein: dafür gibt es das Ziehen im Board, den Drawer und die Sammelaktion.

Am Telefon

Dort startet das CRM in der Liste. Sie ist nach Dringlichkeit in Abschnitte geteilt: Überfällig, dann Neu ohne Aufgabe, dann Heute, dann alles Weitere. Auf drei sichtbaren Zeilen zählt, was heute etwas kostet, nicht die alphabetische Ordnung. Darüber stehen die vier Kennzahlen als Viererblock, mit denselben kleinen Verlaufslinien wie am Schreibtisch.

Der Umschalter Liste | Board sitzt fest unter der Überschrift. Deine Wahl wird gemerkt.

Im Board siehst du immer genau einen Status. Die Status stehen als Segmente darüber, mit Punkt und Anzahl: antippen wechselt, und wischen auf den Karten blättert weiter. Die Punkte unter den Segmenten zeigen, wo du gerade bist. Gewonnen und Verloren sind ganz normale Segmente am Ende.

Länger auf eine Karte drücken öffnet ein Blatt von unten: dort änderst du den Status oder wählst die Karte aus. Sobald eine Karte ausgewählt ist, erscheinen auf allen Karten Häkchen, und unten steht die Leiste für Sammelaktionen. Escape beendet die Auswahl.

Aufgaben, Import und die Einstellungen des CRM erreichst du über die Auswahl unter der Kopfzeile. Sie trägt den Namen dessen, was du gerade siehst („Alle Leads“, „Aufgaben“); ein Tipp öffnet die Liste, unter „Mehr“ stehen die drei.

Eine Anfrage öffnet als Vollbild. Oben kommst du zurück und blätterst zur nächsten, unten stehen Anrufen, E-Mail, Aufgabe und Notiz immer griffbereit. Status und Zuständigkeit sind große Felder, die ein Blatt von unten öffnen. Die Zurück-Geste deines Browsers schließt erst das Blatt und dann das Vollbild.

Die vier Zahlen über dem Board

Neue Leads der letzten sieben Tage, die Zeit bis zum ersten Kontakt, überfällige Aufgaben und die Abschlussquote der letzten 30 Tage. Gerechnet wird über ALLE Anfragen deines Kontos, nicht nur über die, die gerade auf dem Board liegen. Wählst du oben einen Funnel, rechnen alle vier nur noch über ihn. Ein Vergleich zur Vorperiode steht nur da, wenn beide Zeiträume wirklich Daten haben; sonst steht dort nichts, statt einer Null, die nach Messung aussieht.

Gibt es zu einer Zahl nichts zu sagen, steht dort ein Strich. Fahr mit der Maus darüber, dann sagt sie dir, warum: bei der Abschlussquote zum Beispiel, dass in den letzten 30 Tagen noch nichts abgeschlossen wurde.

Neben jeder Zahl steht eine kleine Kurve aus echten Tageswerten, am Telefon darunter:

Die Kurve hat keine Achsen. Fährst du darüber, steht dort der Zeitraum und die Spanne, etwa „letzte 14 Tage, 2–9“. Ein Tag ohne Aussage, etwa ohne einen einzigen Abschluss in 30 Tagen, ist eine Lücke in der Linie und keine Null. Gibt es weniger als zwei Werte, steht keine Kurve da.

Bei den überfälligen Aufgaben gibt es absichtlich keinen Vergleich: "überfällig" ist ein Zustand von jetzt, kein Ereignis der Vergangenheit.

Welche Spalten es gibt, legt der Betreiber fest. Im Panel gibt es dafür keine Eingabemaske, die Status-Liste wird direkt in der Datenbank gepflegt.

Karten verschieben

Am Schreibtisch, also bei einem Fenster ab etwa 900 Pixel Breite, ziehst du die Karte am Griff links oben in die Zielspalte. Der Rest der Karte bleibt anklickbar und öffnet das Detail.

Auf dem Telefon wird nicht gezogen. Dort drückst du länger auf die Karte und wählst den Status im Blatt, oder du öffnest die Anfrage und tippst dort auf das Status-Feld. Ziehen würde auf einem kleinen Bildschirm mit dem Scrollen kollidieren.

Die Karte springt sofort an die neue Stelle. Lehnt der Server ab, zum Beispiel weil deine Anmeldung abgelaufen ist, springt sie sichtbar zurück und es erscheint ein Hinweis. Eine Karte, die liegen bleibt, obwohl nichts gespeichert wurde, wäre die schlechtere Variante.

Ein Statuswechsel kann eine E-Mail auslösen

Der Betreiber kann zu jedem Status eine Follow-up-Mail hinterlegen. Landet eine Anfrage in diesem Status, greift die Regel automatisch. Ohne Wartezeit geht die Mail sofort raus, mit Wartezeit wird sie eingeplant und später von einem stündlichen Automatismus verschickt, aber nur, wenn die Anfrage bis dahin noch im auslösenden Status liegt.

Zwei Dinge, die dabei oft überraschen. Erstens gehen Follow-up-Mails nur an Empfänger mit bestätigter Einwilligung, ein blosses Häkchen im Formular reicht nicht. Zweitens ist es egal, ob du die Karte ziehst oder den Status auf der Detailseite setzt, beides läuft über denselben Weg und löst dieselben Mails aus.

Die Regeln selbst pflegt der Betreiber unter "E-Mail-Workflows".

Notizen und Verlauf

Ein Klick auf den Namen öffnet das Detail der Anfrage als Fenster neben der Liste; über In Vollansicht öffnen kommst du auf die eigene Seite. Der Inhalt ist eine Folge von Karten: die nächste Aufgabe, die Eigenschaften mit Status, Kontakt und Quelle, die Antworten aus dem Funnel und zuletzt der Verlauf. Dort steht in zeitlicher Reihenfolge, was mit der Anfrage passiert ist: angelegt, Statuswechsel mit Zielstatus, verschickte E-Mails, Termin, Einwilligung und deine eigenen Notizen. Bei Einträgen von Personen steht die E-Mail-Adresse dabei.

Notizen schreibst du unten im Feld, das beim Rollen stehen bleibt, zum Beispiel "Angerufen, Rückruf Montag 10 Uhr". Daneben kannst du auf Aufgabe oder E-Mail umschalten. Der Verlauf ist die gemeinsame Gedächtnisstütze, wenn mehrere Leute dieselben Anfragen bearbeiten.

Was von selbst speichert, und was einen Knopf braucht

Die Eigenschaften einer Anfrage speichern von selbst: Status, Zuständigkeit, Tags, Auftragswert und Fälligkeit sind gespeichert, sobald du das Feld verlässt oder etwas auswählst. Du siehst kurz einen Haken Gespeichert am Feld; klappt es nicht, steht der Grund dort. Escape im Feld verwirft deine Eingabe und holt den gespeicherten Wert zurück. Einen Speichern-Knopf gibt es dafür nicht, und du brauchst auch keinen: du kannst das Fenster jederzeit schließen, der Wert ist schon da.

Einen Knopf gibt es nur, wo etwas Neues entsteht, und er sagt, was er tut: Notiz speichern, Aufgabe anlegen, Senden. Solange das Feld leer ist, ist er grau. Bei der Notiz genügt auch Enter, bei der E-Mail Strg+Enter beziehungsweise Cmd+Enter. Hast du eine Notiz oder eine Mail getippt und schließt das Fenster, fragen wir nach, damit dein Text nicht verloren geht.