FunnelizerDer Termin-Block bindet deinen Calendly-Kalender in den Funnel ein. Wer bucht, sieht die freien Zeiten direkt im Funnel und bekommt die Bestätigung von Calendly.
Was danach in deinem CRM ankommt, hängt an zwei Dingen: ob vor dem Kalender ein Formular steht, und ob du dein Calendly-Konto verbunden hast.
Den Block einbauen
Schritt 1: Zieh den Block Termin in den Schritt, in dem gebucht werden soll. Gut aufgehoben ist er auf der Danke-Seite, nach dem Formular.
Schritt 2: Trag deinen Calendly-Link ein, zum Beispiel https://calendly.com/deine-firma/erstgespraech. Ohne Link zeigt der Block eine neutrale Karte und lädt nichts.
Schritt 3: Speichern. Fertig ist die Buchungsstrecke.
Der Kalender lädt erst, wenn der Besucher auf den Knopf drückt. Vorher geht keine einzige Anfrage an Calendly, und es wird kein Cookie gesetzt. Das ist Absicht: ein Kalender, der von selbst lädt, wäre eine Übermittlung ohne Einwilligung.
Das Formular gehört davor
Steht vor dem Termin-Block ein Schritt mit Formular, passiert zweierlei: Name und E-Mail-Adresse sind im Kalender schon ausgefüllt, und die Buchung landet am richtigen Lead im CRM.
Fehlt das Formular, sammelt der Funnel keine Kontaktdaten. Calendly meldet uns nach einer Buchung nur zwei interne Adressen, keinen Namen und keine E-Mail-Adresse. Ohne verbundenes Konto bleibt davon im CRM nur die Zählung „Termin gebucht" in der Auswertung.
Der Builder weist dich darauf hin, solange beides fehlt.
Dein Calendly-Konto verbinden
Mit einem hinterlegten Zugriffs-Token holt Funnelizer die Details der Buchung direkt bei Calendly.
Schritt 1: In Calendly auf Integrations and apps, dann API and webhooks, dann Personal access tokens. Dort einen Token erzeugen.
Schritt 2: Calendly zeigt ihn genau einmal an. Kopier ihn sofort.
Schritt 3: In Funnelizer unter Konto im Bereich Verbindungen einfügen und auf Verbinden drücken.
Wir prüfen den Token sofort und zeigen dir Name und Adresse des Calendly-Kontos an. So siehst du, dass du das richtige erwischt hast.
Der Token geht verschlüsselt in unsere Datenbank. Er lässt sich danach nicht mehr anzeigen, auch nicht von dir. Wer ihn wechseln will, trägt einen neuen ein; wer ihn loswerden will, drückt auf Entfernen.
Der Personal Access Token geht in jedem Calendly-Plan, auch im kostenlosen.
Was nach einer Buchung passiert
Ohne Verbindung: Die Buchung wird gezählt (Auswertung, Kennzahl „Termine gebucht") und am Lead vermerkt. Wenn du es im CRM eingestellt hast, wandert der Lead dabei in einen anderen Status.
Mit Verbindung: Dazu kommen der Termin selbst und der Name des Termin-Typs. Am Lead entsteht eine Aufgabe vom Typ Termin mit der richtigen Uhrzeit in deiner Zeitzone. Damit greift die Termin-Erinnerung von allein, wenn sie im CRM an ist.
Gibt es zu der Buchung noch keinen Lead, legen wir einen an, mit Name und E-Mail-Adresse aus der Buchung. Er trägt die Herkunft calendly. Eine Werbeeinwilligung entsteht daraus nicht: Wer einen Termin bucht, hat keinem Newsletter zugestimmt.
Den Status automatisch setzen
Im CRM unter dem Zahnrad, Abschnitt Calendly, wählst du, welcher Status bei einer Buchung gesetzt werden soll. Vorgabe ist „Nichts ändern".
Der Wechsel läuft über denselben Weg wie von Hand. Follow-up-Strecken, die an diesem Status hängen, laufen also normal an. Das ist praktisch für eine Terminbestätigung, und es ist der Grund, warum die Einstellung nicht von selbst an ist.
Wer seinen Termin absagt oder verschiebt
Calendly meldet uns Absagen nicht von selbst. Wir fragen deshalb kurz vor jeder Erinnerung nach, ob der Termin noch steht.
- Abgesagt: Die Aufgabe wird storniert, am Lead steht „Termin abgesagt", und die Erinnerung geht nicht raus.
- Verschoben: Die Aufgabe wandert auf den neuen Zeitpunkt, die Erinnerungen werden neu geplant, und am Lead steht der neue Termin.
Ohne verbundenes Konto gibt es diesen Abgleich nicht. Die Aufgabe bleibt dann so stehen, wie sie angelegt wurde, und du pflegst Absagen von Hand nach.
Doppelte Mails vermeiden
Calendly schickt seine eigene Bestätigung, und je nach Plan auch eigene Erinnerungen. Nutzt du unsere Erinnerung, schalte die von Calendly ab. Sonst bekommt der Lead alles zweimal.
Wenn nichts ankommt
- Steht ein Formular vor dem Termin-Block? Ohne Formular und ohne Verbindung gibt es keinen Lead, an dem etwas ankommen könnte.
- Ist die Verbindung in Ordnung? Auf der Kontoseite unter Verbindungen auf Verbindung prüfen drücken. Ein abgelaufener Token steht dort im Klartext.
- Hast du im Cookie-Hinweis zugestimmt, als du selbst getestet hast? Der Kalender lädt erst nach dem Klick auf den Knopf.
- Die Zählung in der Auswertung braucht einen Tag, bis sie in der Historie steht. Die heutigen Buchungen sind sofort dabei.