FunnelizerAlle E-Mail-Einstellungen eines Funnels stehen an einer Stelle: im Builder unter Einstellungen, im Bereich E-Mail. Hier siehst du, wer welche Mail bekommt und über welchen Weg sie rausgeht.
Drei Bereiche, drei Empfänger
Der Bereich E-Mail hat drei Abschnitte, und jeder sagt gleich in der ersten Zeile, wer die Mail bekommt.
- Bestätigung an den Lead. Diese E-Mail bekommt dein Lead direkt nach dem Absenden des Formulars. Sie geht nur an Leads, die auch eine E-Mail-Adresse angegeben haben. Wie du Betreff und Text einrichtest, steht in Bestätigungsmail nach dem Formular.
- Benachrichtigung bei neuem Lead. Diese Mail bekommst du (oder dein Kunde), sobald ein neuer Lead eingeht. Du legst die Empfänger-Adressen selbst fest.
- Versandweg. Hier steht zuerst, über welchen Absender die Mails gerade rausgehen. Darunter kannst du ab dem Pro-Plan für genau diesen Funnel ein eigenes Postfach hinterlegen.
Die längeren Nachfass-Mails (Follow-ups nach ein paar Tagen) sind ein eigenes Thema und stehen unter Workflows und Follow-up-Mails. Im E-Mail-Bereich findest du einen Link dorthin.
Der Versandweg: von wo eine Mail losgeht
Jede Mail deines Funnels sucht sich ihren Absender in dieser Reihenfolge:
- Das Postfach dieses Funnels, wenn du eins eingerichtet hast.
- Das Postfach deines Kontos, wenn keins am Funnel steht. Es gilt als Standard für alle deine Funnels.
- Der Versand über Funnelizer, wenn du weder das eine noch das andere eingerichtet hast.
Es gilt immer der erste Weg, der vollständig eingerichtet ist. Der Abschnitt Versandweg zeigt dir oben, welcher das gerade ist.
Warum diese Reihenfolge? Ein eigenes Postfach lässt deine Mails mit deiner Absenderadresse rausgehen, und dein Anbieter bürgt dafür. Das ist besser für die Zustellbarkeit, als wenn deine Adresse über einen fremden Server läuft. Deshalb setzt ein Funnel-Postfach das Konto-Postfach außer Kraft, und beide setzen den Standard-Versand außer Kraft.
Die Absenderadresse ist immer die des tatsächlich genutzten Postfachs. Es gibt bewusst kein freies Absender-Feld: eine fremde Adresse, die über einen fremden Server rausgeht, landet im Spam. Antworten deiner Leads kommen trotzdem bei dir an.
Wenn viele Anfragen auf einmal kommen
Die Benachrichtigung schickt für jeden neuen Lead eine eigene Mail. Bei starkem Andrang, etwa nach einem Newsletter oder einer Anzeige, wäre das ein Postfach voller Einzelmails. Deshalb gibt es eine Drossel: Kommen in einer Stunde mehr als 20 Leads in einem Funnel an, bekommst du statt Einzelmails eine Sammelmeldung mit der Zahl, höchstens eine alle 15 Minuten. Im CRM stehen die Leads trotzdem sofort.
Eine Ausnahme stellst du selbst ein: Sofort ab Score. Anfragen ab diesem Score bekommst du immer als Einzelmail, auch mitten im Andrang. Vorgabe ist 60, eine 0 schaltet die Ausnahme ab. Das Feld steht im Builder unter Einstellungen, Bereich E-Mail, beim Abschnitt Benachrichtigung.
Wie viele Adressen die Benachrichtigung bekommen dürfen, hängt am Plan: eine im Starter, drei im Pro, zehn im Agentur-Plan. Trägst du mehr ein, bleiben sie gespeichert, bekommen aber keine Mail, bis du den Plan wechselst oder sie entfernst. Lässt sich der Andrang gerade nicht zählen, geht im Zweifel die Einzelmail raus.
Unterschiedliche Wege für Bestätigung und Benachrichtigung
Die Mail an den Lead und die Benachrichtigung an dich müssen nicht vom selben Postfach kommen. Deshalb hat jeder der beiden Bereiche im E-Mail-Tab ein eigenes Feld Versandweg. Standard ist "Automatisch", also die Reihenfolge von oben. Du kannst aber ausdrücklich ein Postfach wählen, und das Feld zeigt dir sofort, welche Absenderadresse das bedeutet.
Der Grund ist der Fall einer Agentur. Angenommen, du baust einen Funnel für deinen Kunden:
- Die Bestätigung an den Lead soll von der Adresse deines Kunden kommen, denn der Lead kennt den Kunden und erwartet Post von ihm. Also läuft sie über das Postfach des Funnels.
- Die Benachrichtigung bei neuem Lead geht an dich als Agentur. Sie soll von deiner eigenen Adresse kommen, nicht von der deines Kunden. Also läuft sie über dein Konto-Postfach.
Genau so sind auch die automatischen Reihenfolgen gebaut: Mails an den Lead nehmen zuerst das Funnel-Postfach, die Benachrichtigung nimmt zuerst das Konto-Postfach. In den meisten Fällen musst du also gar nichts umstellen. Wählst du ein Postfach, das nicht eingerichtet ist, fällt der Versand sauber auf die Reihenfolge zurück, und das Feld sagt dir das. Es geht nie stumm etwas schief.
Der Versandweg für die Bestätigung gilt übrigens auch für die Follow-up-Mails an den Lead.
Das Konto-Postfach: einmal einrichten, überall nutzen
Wenn du mehrere Funnels betreibst, willst du dein Postfach nicht bei jedem einzeln eintragen. Dafür gibt es das Konto-Postfach: du richtest es einmal ein, und es gilt als Standard für alle deine Funnels.
Du findest es unter Konto-Postfach in deinen Konto-Einstellungen. Die Technik ist dieselbe wie beim Funnel-Postfach: dein SMTP-Zugang, verschlüsselt gespeichert, mit einem Knopf für eine Testmail. Das Passwort verlässt den Server nie und wird dir auch nie wieder angezeigt.
Ein Funnel-Postfach ist danach nur noch die Ausnahme: für einen einzelnen Funnel, der über eine andere Adresse laufen soll als der Rest.
Wer die Einstellungen ändern darf
Der E-Mail-Bereich betrifft den Versand und enthält Zugangsdaten. Ein Kunden-Zugang sieht ihn nur, wenn er den Funnel bauen darf. Das Konto-Postfach ändert ausschließlich der Kontoinhaber.