Workflows und Follow-up-Mails

Ein Workflow verschickt automatisch eine Nachfass-Mail, sobald ein Lead seinen Status wechselt.

Was ein Workflow ist

Ein Workflow ist eine Regel: Sobald ein Lead in einen bestimmten Status kommt, geht diese Mail raus. Du findest die Regeln unter Follow-ups im Menü. Aus dem CRM führt ein Link dorthin.

Die Seite zeigt deine Strecken nach Auslöser gruppiert, in derselben Reihenfolge wie die Spalten im CRM. Über jeder Gruppe steht ein Satz wie „Wenn ein Lead auf ‚Neu‘ wechselt“ und daneben, wie viele Strecken dort hängen. Innerhalb einer Gruppe stehen sie nach ihrer Wartezeit sortiert, sodass sich jede als zeitliche Abfolge liest. Hat ein Auslöser noch keine Strecke, steht dort eine gestrichelte Fläche mit dem Weg zum Anlegen.

Links wählst du, um welchen Funnel es geht. Unter Mehr liegen die Termin-Erinnerung und der Versand.

Einen Workflow anlegen

Oben rechts steht Neue Strecke. Derselbe Knopf steht in jeder leeren Auslöser-Gruppe und wählt den Auslöser dann gleich vor. Das Blatt fragt:

• Funnel: Lässt du das Feld auf "Alle Funnels", gilt die Regel für jeden Lead. Sonst nur für den gewählten Funnel.
• Auslösender Status: Der Status, bei dessen Eintritt die Mail startet, zum Beispiel "Neu".
• Erste Mail geht: Eine Zahl und eine Einheit (Minuten, Stunden oder Tage), von sofort bis zu 90 Tagen. 0 heißt sofort.
• Betreff und Text: Beide Pflicht. Hier kannst du Platzhalter wie {{vorname}} einsetzen, mehr dazu unter E-Mail-Sequenzen.
• Sofort aktiv: Haken setzen, wenn die Regel gleich laufen soll.

Diese erste E-Mail ist der erste Schritt der Strecke. Eine Strecke kann aber eine ganze Sequenz aus mehreren E-Mails sein. Ihr Name in der Übersicht ist der Betreff dieses ersten Schritts.

Jede angelegte Strecke ist eine Fläche in ihrer Auslöser-Gruppe. Im Kopf stehen ihr Name, die Art der Mails, der Schalter zwischen Aktiv und Pausiert und ein Menü. Darunter steht jeder Schritt als Zeile mit Zeitpunkt und Betreff; ein Klick darauf öffnet ihn. Im Menü der Strecke änderst du den Auslöser oder löschst sie. Wie du weitere Schritte hinzufügst, steht unter E-Mail-Sequenzen.

Eine Strecke kopieren

Im Menü der Strecke steht Duplizieren. Das legt eine zweite Strecke mit allen Schritten an: derselbe Funnel, derselbe Auslöser, dieselben Wartezeiten, dieselben Texte. Die Kopie steht danach oben in ihrer Auslöser-Gruppe, damit du sie gleich findest.

Sie ist pausiert, und der Betreff ihrer ersten E-Mail beginnt mit „Kopie: “. Das hat einen Grund: der Betreff der ersten Mail ist zugleich der Name der Strecke, und zwei gleich benannte Flächen untereinander verwechselst du beim nächsten Öffnen. Würde die Kopie sofort laufen, bekäme jeder Lead im Auslöse-Status dieselbe Mail zweimal. Schreib sie also erst um und stell sie dann im Kopf auf Aktiv.

Eines erbt die Kopie nicht: die Art der Mails. Sie startet immer als werblich, auch wenn das Original auf „zur Anfrage“ steht. Diese Einordnung ist eine rechtliche Erklärung, die du für eine bestimmte Strecke abgibst, und sie wird mit deinem Namen und dem Zeitpunkt festgehalten. Für die Kopie gibst du sie neu ab, wenn du sie brauchst: Werblich oder zur Anfrage.

Sofort oder später

Die Verzögerung entscheidet über den Weg der Mail.

• Sofort (0): Die Mail geht in dem Moment raus, in dem der Status wechselt.
• Eine Verzögerung: Die Mail landet in einer Warteschlange und bekommt einen Fälligkeitszeitpunkt. Ein automatischer Lauf arbeitet die Warteschlange alle fünf Minuten ab. Die Mail kommt also auf etwa fünf Minuten genau nach dem Fälligkeitszeitpunkt. Eine Verzögerung von fünf Minuten heißt damit: ungefähr fünf bis zehn Minuten nach dem Status-Wechsel.

Die Bedingung beim Versand

Eine geplante Mail wird vor dem Versand noch einmal geprüft. Sie geht nur raus, wenn der Lead dann immer noch im auslösenden Status ist.

Das ist Absicht. Wenn du einen Lead nach einem Tag anrufst und auf "Kunde" setzt, bekommt er die Erinnerungsmail für "Neu" nicht mehr. Die Zeile in der Warteschlange wird dabei abgeschlossen, nicht später nachgeholt.

Bei einer Sequenz stoppt das gleich die restlichen Schritte: Verlässt der Lead den auslösenden Status oder meldet er sich ab, geht keine weitere E-Mail der Sequenz mehr raus.

Geplante Sendungen einsehen

Unter Mehr > Versand steht die Tabelle Geplante Sendungen mit den nächsten anstehenden Mails: Betreff, Fälligkeit und Zustand. Steht dort "wartet auf den Versand", ist der Zeitpunkt schon erreicht und der nächste Lauf nimmt die Mail mit. Wer die Mail bekommt, steht am Lead im CRM. Auf der Übersicht der Strecken stehen keine Empfänger: dort pflegst du Vorlagen.

Diese Liste hilft beim Testen und beim Vertrauen: Du siehst schwarz auf weiß, dass deine Mail wirklich geplant ist und wann sie rausgeht.

Mit Stornieren nimmst du eine geplante Mail heraus. Das ist endgültig. Bereits versendete Mails tauchen in dieser Liste gar nicht auf, sie stehen im Verlauf des Leads.

Auf derselben Seite steht, über welches Postfach gesendet wird und wie viele Sequenz-Mails diesen Monat schon rausgegangen sind.

Werbe-Mails nur mit bestätigter Einwilligung

Das ist die wichtigste Regel, und sie überrascht am häufigsten: Workflow-Mails gehen ausschließlich an Leads mit bestätigter Einwilligung.

Ein angekreuztes Kästchen im Formular reicht dafür nicht. Der Interessent muss zusätzlich den Bestätigungslink in der Mail angeklickt haben. Solange er das nicht getan hat, bleibt er außen vor. Unter Versand steht deshalb, wie viele deiner Leads bestätigt haben. Die Einzelheiten stehen unter Einwilligung und Double-Opt-in.

Die Bestätigungsmail direkt nach dem Formular ist davon nicht betroffen. Sie beantwortet eine Anfrage und ist keine Werbung.

An jede werbliche Mail hängt das System automatisch einen Abmeldelink an. Du musst ihn nicht selbst einbauen. Strecken, die du als „zur Anfrage“ eingeordnet hast, tragen ihn nicht und gehen auch ohne Einwilligung raus: Werblich oder zur Anfrage.

Wenn ein Versand scheitert

Schlägt der Versand fehl, zum Beispiel weil der Mailserver gerade nicht erreichbar ist, geht die Mail nicht verloren. Sie wird bis zu sechs Mal wiederholt, mit wachsendem Abstand von einer bis zu 24 Stunden. Danach bleibt sie mit ihrem Fehler liegen, statt als versendet zu gelten.