FunnelizerEin Lead geht selten beim ersten Kontakt zu. Aufgaben sind der Zettel, auf dem steht, wer wann noch einmal drankommt, und sie sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt.
Eine Aufgabe anlegen
Das geht überall dort, wo du gerade bist:
- Im Board auf der Karte, unten in der Fußzeile.
- In der Liste in der Spalte "Nächste Aufgabe".
- Im Drawer unter dem Verlauf, über den Umschalter "Aufgabe".
- Für viele auf einmal: mehrere Leads auswählen, dann in der Leiste unten auf "Aufgabe".
Überall steht dasselbe Formular. Du wählst die Art (Rückruf, E-Mail, Angebot, Termin, Besichtigung, Sonstiges), den Titel, den Termin und wer zuständig ist. Vorbelegt ist der häufigste Fall: ein Rückruf heute um 17 Uhr für den, dem der Lead schon gehört. Ein Druck auf die Eingabetaste speichert. Danach steht die Aufgabe sofort auf der Karte, in der Liste und im Drawer, und dort, wo du sie angelegt hast, blitzt kurz „Angelegt“ auf.
Den Titel füllt die Art. Sobald du selbst etwas tippst, bleibt dein Text stehen.
Die beiden Arten Termin und Besichtigung können den Lead automatisch vorher erinnern. Wie das geht und was in so eine Nachricht hineindarf, steht in Termin-Erinnerungen.
Wann eine Aufgabe rot wird
Der Zustand hängt am Termin, nicht am Tag:
- Offen: liegt in der Zukunft.
- Heute fällig: heute, aber noch nicht vorbei. Die Karte zeigt es gelb.
- Überfällig: der Zeitpunkt ist verstrichen. Rot.
Eine Aufgabe auf "heute 17 Uhr" ist um 17:01 überfällig, nicht erst morgen früh. Bei einem Rückruf ist das der Punkt: wer um 15 Uhr zurückrufen wollte, hat es um 16 Uhr eben nicht getan.
Gerechnet wird in deutscher Zeit und in ganzen Kalendertagen. "Morgen 9 Uhr" ist der nächste Tag um neun, nicht "in 24 Stunden".
Erledigen und verschieben
Im Drawer stehen alle Aufgaben eines Leads, offene zuerst. Erledigtes ist zugeklappt und trägt seine Anzahl, es verschwindet also nicht.
Der Haken links hakt eine Aufgabe ab. Das steht danach auch im Verlauf. Daneben verschiebst du sie mit einem Klick um einen Tag oder um eine Woche; für alles andere gibt es das Datumsfeld. Die Uhrzeit bleibt dabei erhalten: wer auf 14 Uhr terminiert hatte, wird morgen wieder um 14 Uhr erinnert.
Ganz rechts löschst du eine Aufgabe, die gar nicht hätte angelegt werden sollen. Der Knopf fragt beim ersten Klick nach, erst der zweite löscht. Im Verlauf steht danach, welche Aufgabe gelöscht wurde; eine geplante Termin-Erinnerung dazu fällt weg. Über die Claude-Anbindung geht dasselbe mit delete_task.
Dieselbe Liste öffnet sich in der Listen-Ansicht mit einem Klick auf die Aufgaben-Zelle.
Die zwei Ansichten in der Leiste
"Überfällig" und "Heute fällig" zählen Aufgaben, nicht Leads. Ein Lead mit drei überfälligen Rückrufen ist eine Zeile, aber drei Aufgaben. Fahr mit der Maus über die Zahl, dann steht beides da.
Die Zahl bei "Überfällig" wird rot, sobald etwas liegt.
Die Morgen-Mail
Im Konto unter "Benachrichtigungen" schaltest du eine Mail an, die werktags kommt. Sie listet alles, was dir zugewiesen und heute fällig ist, mit Uhrzeit, Lead und Art, und verlinkt direkt in die passende Ansicht.
Wann sie kommt, wählst du selbst. Neben dem Schalter steht ein Feld mit halben Stunden von 5:00 bis 12:00, ab Werk 7:00. Gerechnet wird in deutscher Zeit. Die Zeit gehört dir, nicht dem Konto: wer um sechs anfängt, stellt sie auf sechs, ohne dass es die anderen im Team betrifft.
Steht nichts an, kommt keine Mail. Ab Werk ist sie aus.
Den Weg dorthin findest du auch im CRM: hinter dem Zahnrad ganz rechts in der Ansichten-Leiste steht unter "Benachrichtigungen" ein Link ins Konto. Eingestellt wird sie dort, nicht im CRM, denn sie gehört dir und nicht dem Konto: in einem Team mit drei Leuten bekommt jeder seine eigenen Aufgaben, und jeder entscheidet selbst, ob er dazu Post will.
Neben dem Schalter steht "Beispiel-Mail an mich senden". Der Knopf schickt dir sofort die Mail, die morgen früh käme, an deine eigene Adresse. Er schaltet nichts an und ändert nichts. Stehen gerade keine Aufgaben an, kommt auch keine Probe: sie soll zeigen, was wirklich käme.
Wenn ein Lead liegen bleibt
Im CRM findest du sie hinter dem Zahnrad ganz rechts in der Ansichten-Leiste. Dort stellst du je Status ein, nach wie vielen Tagen ohne Aktivität ein Lead auffallen soll und was dann passiert:
- aus: nichts.
- markieren: die Karte bekommt eine Marke "liegt seit X Tagen".
- markieren und Aufgabe: zusätzlich entsteht eine Aufgabe "Nachfassen".
Ab Werk sind "Neu", "Kontaktiert" und "Angebot" auf sieben Tage mit Markierung eingestellt, "Termin", "Gewonnen" und "Verloren" auf aus.
Geprüft wird einmal am Tag. Je Lead und Status entsteht höchstens eine Aufgabe, auch wenn er noch länger liegen bleibt. Wechselt er den Status und bleibt dort erneut liegen, ist das ein neuer Fall.
Was Aufgaben nicht sind
Aufgaben lösen keine E-Mails an den Kunden aus. Sie sind eine Notiz an dich und dein Team. Wer automatisch schreiben lassen will, nutzt die Follow-up-Sequenzen.
Auch der Status ändert sich durch eine Aufgabe nicht. Er hängt an dem, was du im Board schiebst, und nur er löst Workflow-Mails aus.